Begär samtycke i Excellence Retail

Samtycke för lagring av personuppgifter

Enligt Dataskyddsförordningen (GDPR) behöver näringsidkare i vissa fall medgivande av sina kunder för att lagra personuppgifter.

Förfrågan om samtycke kan skickas till kunder elektroniskt via e-post eller sms. Förfrågan skickas i första hand med e-post. Om e-postadress saknas på kunden
skickas ett sms om kunden har ett mobilnummer angivet och det finns ett sms abonnemang med FDT.

Det går även att godkänna samtycke manuellt.

Förutsättningar för att kunna skicka förfrågan om samtycke:  

1. Informationstext för samtycke måste finnas. Det anges i Basinformationen i Avance Fakturering.
2. Det måste finnas en e-postadress eller mobilnummer registrerat på kunden.
3. För att skicka sms behövs ett sms abonnemang. Om abonnemang för sms saknas, kontakta
   FDT för att beställa ett abonnemang.
4. Registrera epostadress för avsändre på lagerstället om förfågan ska skickas via epost.

Skicka begäran om samtycke

Det går att skicka begäran om samtycke för lagring av personuppgifter i samband med att en kund skapas eller ändras. 

Formuläret för att skapa ny kund öppnas genom att välja Fler/Fler/Ny kund. När man lägger upp en kund finns det möjlighet att skicka begäran om samtycke.

För att skicka begäran om samtycke till en befintlig kund väljer man Sök, Sök kund för att söka/hämta kund. Välj sedan Ändra, Ändra kund.

Om samtycke saknas på kunden visas texten ”Saknas” på raden Samtycke.

Ange information om e-post eller mobilnummer om uppgiften saknas på kunden.

Markera fältet ”Begär samtycke elektroniskt”.

Om e-postadress eller mobilnummer saknas går det inte att markera fältet. Om endast mobilnummer finns angivet på kunden och sms abonnemang saknas går det inte heller att markera fältet.

Välj Grön/Acceptera.

När man ändrar en befintlig kund visas nedanstående dialogruta.

Välj Grön/Spara till databas.

Status ändras till ”Begäran skickad”.

När kunden klickar på länken i mailet/sms:et öppnas en webbsida med den informationstext som är angivet i formuläret "Text samtycke" i Basinformationen i Avance Fakturering.
En standardtext från FDT visas efter informationstexten. Kunden har möjlighet att godkänna villkoren.

Nästa steg är att uppdatera/hämta alla godkända samtycken. Gå upp i menyn på Hämta och välj Uppdatera samtycke i Avance Fakturering för att uppdatera alla godkända samtycken.
Status ändras till ”Godkänt" i Kundregistret för de kunder som har godkänt förfrågan.

Aktuell status för samtycke visas i kundinformationsrutan längst ner till vänster i butiks­bilden om man har gjort inställning för det i Excellence Retail Verktyg.

Se rubriken ”Visa status på samtycke i kundinformationsrutan” för mer information.

Godkänn samtycke manuellt

Om man inte vill skicka en begäran om samtycke elektroniskt till kunden kan samtycke godkännas manuellt.

Markera fältet ”Manuellt godkänt samtycke”.

Välj Grön/Acceptera.

Status på samtycke ändras till ”Godkänt”.

Samtycke nekat

När man har skickat en begäran om samtycke och kunden inte har godkänt begäran om samtycke inom 7 dagar blir status "Nekat".

Det går att skicka en begäran på nytt genom att markera fältet ”Begär samtycke elektroniskt” och välja Grön/Acceptera.

Annullera godkänt samtycke

Det går att annullera ett godkänt samtycke i Kundregistret i Avance Fakturering.

Status ändras till ”Nekat" på kunden.

Fel vid begäran av samtycke

När man begär samtycke och det uppstår något fel så att samtycke inte kan skickas till kunden visas ett felmeddelande med information om orsaken. Det kan t.ex. bero på kommunikationsproblem mot servern.

Begäran av samtycke kan skickas på nytt genom att markera fältet ”Begär samtycke elektroniskt” och välja Grön/Acceptera.

Det går även att godkänna samtycke manuellt genom att markera fältet ”Manuellt godkänt samtycke” ” och välja Grön/Acceptera.

Se även:
Detaljerad information om hantering av samtycke i Avance finns här.

Visa status på samtycke i kundinformationsrutan

I Excellence Retail Verktyg kan man lägga till information i kund­informationsrutan i butiksbilden.

För att lägga till fält som ska visas i kundinformationsrutan, öppna fliken  Infotexter och välj sedan fliken Kundinformation.

I första rutan visas alla tillgängliga fält som kan väljas. Markera fältet Samtycke. När fältet är markerat blir symbolen med pil höger markerad och i fältet ledtext visas vilket fält som är markerat.

Klicka på pil höger så flyttas fältet Samtycke till rutan Valda fält. Det är dessa fält som kommer att visas som kundinformation.

Tillagda fält hamnar längst ner i listan över valda fält. Om man vill flytta ett fält i listan, markera fältet och klicka sedan på pil upp/pil ned för att flytta fältet i listan.

Välj Grön/Spara konfiguration för att spara inställningarna. Tänk på att programmet måste startas om för att ändringarna ska träda i kraft.

Fältet kommer sedan att synas i kundinformationsrutan längst ner till vänster i butiksbilden.

För mer information, se manualen för Excellence Retail Verktyg.