Hantering av samtycke i Avance

Enligt Dataskyddsförordningen (GDPR) behöver näringsidkare i vissa fall medgivande av sina kunder för att lagra personuppgifter.

Informationstext för samtycke anges i Basinformationen, fliken Diverse. Klicka på knappen "Text samtycke" för att öppna formuläret där informationstext för samtycke anges.  

Förfrågan om samtycke kan skickas till kunderna via e-post eller sms. Förfrågan kan skickas från kundregistret för en kund i taget. Om man vill skicka förfrågan till flera kunder, t.ex. till alla kunder som saknar samtycke, utförs det i kundsöken. Det går även att godkänna samtycke manuellt i kundregistret.  

När samtycke skickas till kunder via e-post eller sms uppdateras samtycke genom att gå upp i menyn på Hämta, Uppdatera samtycke. Samtycken som ligger i kö skickas och alla godkända samtycken hämtas.Tänk på att om det är många förfrågningar som är köade, godkända eller nekade kan det ta ett tag att genomföra uppdateringen. Vid uppdatering hanteras ungefär tre samtycken per sekund. Under tiden uppdateringen genomförs är programmet låst för användning.

Förutsättningar för att kunna skicka förfrågan om samtycke:

1. Informationstext för samtycke måste finnas. Det anges i Basinformationen i fliken Diverse. 

2. Det måste finnas en e-postadress eller mobilnummer registrerat på kunden i Kundregistret. 

3. För att skicka sms behövs ett sms abonnemang. Om abonnemang saknas, kontakta FDT
   för att beställa sms abonnemang.

Information om inställning av avsändare för e-post och sms finns under rubriken "Visning av avsändare på e-post och sms". 

Skicka begäran om samtycke

När samtycke saknas på kund visas texten "Saknas" på raden Samtycke.

Klicka på knappen med texten "Saknas" på raden Samtycke. Nedanstående dialogruta öppnas där man kan skicka en begäran om samtycke till kunden.

När man klickar på "Begär" ändras status för samtycke till "Begäran köad".

Om e-postadress och mobilnummer saknas på kunden kan en begäran inte skickas. Nedanstående meddelande visas.

Om kunden endast har ett mobilnummer angivet och sms abonnemang saknas visas ett meddelande. För att skicka sms behövs ett sms abonnemang med FDT.

När man klickar på knappen "Begäran köad" visas datum och klockslag när begäran om samtycke är upplagt i kö.

Gå upp i menyn på Hämta och välj Uppdatera samtycke. Begäran om samtycke skickas då med e-post eller sms till alla kunder med status "Begäran köad". Begäran skickas i första hand med e-post. Om e-postadress saknas på kunden skickas ett sms om kunden har ett mobilnummer angivet.

Status ändras till "Samtycke begärt".

När man klickar på knappen "Samtycke begärt" visas datum och klockslag när begäran är skickad.

När kunden klickar på länken i mailet/sms:et öppnas en webbsida med den informationstext som är angivet i formuläret "Text samtycke" i Basinformationen. En standardtext från FDT visas efter informationstexten. Kunden har möjlighet att godkänna villkoren.

Nästa steg är att uppdatera/hämta alla godkända samtycken. Gå upp i menyn på Hämta och välj Uppdatera samtycke för att uppdatera alla godkända samtycken. Status ändras till "Samtycke godkänt" i Kundregistret för de kunder som har godkänt förfrågan.

När man klickar på knappen med texten "Samtycke godkänt" visas datum och klockslag när samtycket är godkänt.

"Visa text" visar den text som kunden har godkänt.

Skicka begäran av samtycke via kundsöken

Om man vill skicka begäran om samtycke till flera kunder samtidigt kan man göra det via kundsöken. Tryck F8 för att öppna söken och välj fliken Kund.

Gör eventuellt urval på de kunder som samtycke ska skickas till och klicka på OK. Alla kunder som överensstämmer med urvalet visas i listan. 

När man har gjort en sökning i programmet öppnas en meny när man högerklickar i resultatrutan. Klicka på "Begär samtycke" i menyn.

Nedanstående dialogruta öppnas. Det visas information om hur många kunder som begäran kommer att skickas till. Välj "Begär samtycke" för att skicka begäran om samtycke. 

Begäran kommer att skickas till alla i listan där samtycke saknas, är nekat och där samtycke inte har kunnat skickas vid tidigare begäran. Begäran skickas endast till de kunder som har e-post eller mobilnummer. Om någon kund endast har ett mobilnummer angivet och sms abonnemang saknas visas ett meddelande. För att skicka sms behövs ett sms abonnemang med FDT.

Det går att göra urval om man endast vill skicka begäran om samtycke till de kunder som har status "samtycke saknas", "samtycke nekad" eller "kan inte skicka samtycke". Om en begäran om samtycke inte har kunnat skickas till kunden blir status "kan inte skicka samtycke". Det kan bero på att kunden saknar e-post och mobilnummer eller att det har uppstått något annat fel. 

Gör urval på fältet Samtycke. I fältet Värde anges status enligt nedan:

Status på samtycke:
Samtycke saknas har status 0.
Samtycke nekat har status 4. 
Samtycke som inte har kunnat skickas har status 5.

Exempel:
Om man endast vill skicka begäran om samtycke till kunder som saknar samtycke gör man urval enligt nedan.

Om fältet Samtycke saknas i listan, gör uppläggning av datafiler i Avance Verktyg för faktureringsprogrammet för att lägga till fältet. 

Nästa steg:
Gå upp i menyn på Hämta och välj Uppdatera samtycke för att skicka begäran om samtycke. 

Tänk på att om det är många förfrågningar som är köade, godkända eller nekade kan det ta ett tag att genomföra uppdateringen. Vid uppdatering hanteras ungefär tre samtycken per sekund. Under tiden uppdateringen pågår är programmet låst för användning.

Godkänn samtycke manuellt

Det går att godkänna samtycke manuellt i Kundregistret om man inte vill skicka en begäran via e-post eller sms.

Hämta fram den kund som ska godkänna samtycket i Kundregistret. Klicka på knappen med texten "Saknas" på raden Samtycke i Kundregistret.

Klicka på knappen "Manuellt" så ändras status till "Samtycke godkänd" på kunden.

Samtycke kan även godkännas manuellt när samtycke är begärt, nekat och när samtycke inte har kunnat skickas med e-post/sms.

Samtycke nekat

När man har skickat en begäran om samtycke och kunden inte har godkänt begäran om samtycke inom 7 dagar blir status "Samtycke nekat" i Kundregistret. 

Det går att skicka en begäran på nytt eller godkänna samtycke manuellt. 

Annullera godkänt samtycke

Det går att annullera ett godkänt samtycke i Kundregistret.

Klicka på "Annullera" så ändras status till "Samtycke nekat" på kunden.

Samtycke gick inte att skicka till kund

När man begär samtycke i ButikPE och det saknas e-postadress och mobilnummer eller om något annat fel har uppstått när man begär samtycke blir status "kan inte skicka samtycke" på kunden. 

En ny begäran kan skickas till kund alternativt godkänna samtycke manuellt. 

Urval på samtycke i kundlistor

Det går att göra urval på samtycke i alla kundlistor.

Man kan t.ex. göra urval på alla kunder som saknar godkänt samtycke eller alla kunder som har godkänt samtycke.

Urval på samtycke:
0 - Samtycke saknas
1 - Begäran köad
2 - Begäran skickad
3 - Samtycke godkänd
4 - Samtycke nekat
5 - Samtycke gick inte att skicka

Exempel:
Om man vill skriva ut en kundlista med alla kunder som har godkänt samtycke gör man urval enligt nedan.
Välj fältet Samtycke, urvalsvillkor "lika med" och ange 3 i fältet värde.  

 Om fältet Samtycke saknas i listan, gör uppläggning av datafiler i Avance Verktyg för faktureringsprogrammet för att lägga till fältet.

Visning av avsändare på e-post och sms

Inställningar för e-post och sms anges i Avance Verktyg under Arkiv, Programinställningar.

E-post
Inställningar för e-post anges under Allmänt/SMTP (mail).

I fältet Avsändare anges e-postadressen för avsändaren. E-postadressen kommer att visas som avsändare för mottagaren av mailet.

SMS
Inställningar för SMS anges under Allmänt/SMS.

Avsändare är den som ska stå som avsändare för mottagaren av sms:et.



Mer information om inställning av SMS finns i manualen för SMS.

Om fältet Företagsnamn i Basinformationen/fliken Faktura i Avance Fakturering är ifyllt visas företagsnamnet i mail och sms.