Avance GDPR anpassning

Vad innebär GDPR anpassningen i Avance

Den ändring som har införts i Avance är att det finns möjlighet att begära samtycke av kunder för att spara personuppgifter.

Informationstext för samtycke anges i Basinformationen. Förfrågan om samtycke kan skickas till kunder via e-post eller sms och kunden har möjlighet att godkänna villkoren.
För att skicka sms behövs ett sms abonnemang med FDT.

När en kund har godkänt förfrågan visas "Samtycke godkänt" i Kundregistret.

Begäran kan skickas från kundregistret för en kund i taget. Det finns möjlighet att begära samtycke från flera kunder samtidigt via kundsöken.
Det går även att godkänna samtycke manuellt i Kundregistret.

Samtycke uppdateras genom att gå upp i menyn på Hämta, Uppdatera samtycke i Avance Fakturering.

Hitta kunder som inte har köpt något på lång tid

Vid försäljning till kund sätts rörelsedatum på kund till aktuellt datum. För att ta ut en lista på kunder som inte har handlat något sedan ett visst datum görs urval på fältet rörelsedatum.

1. Gå till Rapportbilden och öppna fliken Kund.
2. Gör urval på fältet rörelsedatum och välj urvalsvillkor < mindre än. I fältet värde anges det rörelsedatum man vill göra urval på.
   
   
   
   
3. Skriv ut lämplig kundlista, förslagsvis adresslistan eftersom den innehåller de flesta fält som man vill se.

Radera kunder som inte har köpt något på lång tid

Det går att massradera kunder i Avance Verktyg. Det går inte att radera kunder om det finns ordrar eller kundreskontraposter på kunden.

1. Starta Avance Verktyg.
2. Gå upp i menyn på Redigera/Massradera och välj fliken Kund.
3. Gör urval på fältet rörelsedatum och välj urvalsvillkor < (mindre än). I fältet värde anges rörelsedatum.
   
   
   
   
4. Välj "Hämta förslag". Listan visar de kunder som kommer att raderas enligt urvalet.
   De rader som är överstrukna är kunder som används i andra register och inte kan raderas.

5. Välj "Utför radering" för att radera valda kunder.

6. Välj "Stäng".

   
   

Anonymisera kunder

Om det inte går att radera en kund kan man radera alla uppgifter på kunden istället. Observera att om man gör det kommer fakturakopior
som är skapade i äldre versioner att tappa kundinformationen.

1. Hämta upp kunden i Kundregistret.
2. Radera kundens namn och ersätt med texten "anonymiserad" (eller någon annan text).
3. Radera fälten adress, telefon, organisationsnummer, e-post och kontakter.
4. Spara ändringarna.

Kunder som det inte har gått att skicka samtycke till

Om man begär samtycke kommer detta att skickas till de kunder som har e-post eller mobiltelefon angivet i Kundregistret.

Om man vill skicka vanlig post till kunder som saknar e-post och mobiltelefon kan man göra urval och skriva ut etiketter eller en adresslista.

1. Gå till Rapportbilden och öppna fliken Kund.
2. Gör urval enligt bilden nedan:
   
   
   
   Urvalet på samtycke medför att bara dom som aldrig fått en begäran om samtycke ingår i urvalet.
   Urval på e-post och mobiltelefon medför att bara dom som saknar detta ingår i urvalet.
   
   
3. Välj lämplig rapport för utskrift.
   
   
   
   Listan Etikett/referens skapar en etikett per referens per kund.
   Listan Telefon skriver ut en telefonlista.
   Listan Adress visar alla adressuppgifter per kund.

Related articles